«Vi trenger en til på kontoret» — regn på én ting først

Kanskje er ansettelsen helt riktig. Men det står en årslønn på spill, så gjør én øvelse før annonsen går ut.

La meg si det med en gang, for du tenker det allerede: den nye skal selvfølgelig ikke bare sitte og flytte tall. Hun skal følge opp kunder, ta telefoner, holde orden på ting som krever et menneske. Jeg driver ikke med bemanning og skal ikke late som jeg vet hva dere trenger.

Men jeg bygger systemer som overtar kontorarbeid. Så jeg har ett spørsmål: hvor stor del av den nye stillingen er arbeid som bare finnes fordi systemene deres ikke snakker sammen? Historien under viser hva jeg mener.

↓ Rull gjennom annonsen

stillingsannonse · utkast_v2.docx

Kontormedarbeider søkes

100 % stilling · snarlig tiltredelse · arbeidsoppgaver:

Legge inn ordrer fra e-post i økonomisystemet

Følge opp kunder på telefon

Overføre timer til fakturagrunnlag

Purre ubetalte fakturaer

Bestille rekvisita, holde orden på kontoret

Avstemme nettbutikk mot regnskap

Klippe sammen månedsrapporten

7 arbeidsoppgaver · klar til publisering

[ steg 1 / 5 ]

[ Annonsen er nesten klar ]Kontoret ligger etter. Fakturering skjer sent, purringer glipper. Konklusjonen føles opplagt: flere hender. Annonsen er skrevet — den mangler bare å publiseres.

[ Sett to stempler ]Før den går ut: merk hver oppgave. S for skjønn — krever vurdering, relasjon, et menneske. F for flytting — informasjon fra A til B etter en regel.

[ F-ene har en prislapp ]F-arbeid følger en regel, og arbeid som følger en regel kan en maskin gjøre. Dere er i ferd med å bemanne disse oppgavene i stedet for å fjerne dem — og betale for dem hvert år, med lønnsvekst.

[ Regler kan flyttes ]F-oppgavene glir ut av stillingen og inn i et system. Ordren legger seg selv inn. Purringen sender seg selv. Rapporten klipper seg selv. Én gang bygget — og ansatt nummer tjue koster null ekstra.

[ Og annonsen? Den ble bedre. ]Dere ansetter fortsatt — men til S-arbeidet, det som bygger bedriften. Den nye får en jobb ingen systemer kan gjøre. Og dere slipper å sitte her igjen om to år med samme samtale og enda en stilling.

[ øvelse ]

Gjør øvelsen med deres egen liste

Skriv deres egen oppgaveliste på papir og sett S eller F på hver linje — det tar fem minutter. Fyll så inn de to tallene under:

Øvelse · S/F-stemplingen

Timer i uka til F-oppgaveneav en full stilling på 37,5 t

12 t

Total årskostnad for stillingenlønn + avgift + pensjon + utstyr

700 000 kr

F-delen av stillingen koster

224 000 kr/år

Andel av stillingen32 %

Over fem år, med 3,5 % lønnsvekst1 201 192 kr

Bytt ut oppgavelista med deres egen — det er hele øvelsen. Blir F-andelen under 10–15 %, er dette regnestykket uinteressant: ansett med god samvittighet.

[ gjør dette selv ]

Utsett annonsen i to uker. Gjør S/F-øvelsen, den koster en kaffekopp. Blir F-lista lang, hent inn en pris på å fjerne F-ene før dere ansetter — fra hvem som helst som bygger slikt — og sett den rett opp mot årslønnen. Blir lista kort, ansett med god samvittighet. Uansett utfall lyser dere ut riktig stilling etterpå.

Book 20 min — gratis

[ neste / 03 ]Ferietesten: hvor mye saktere går bedriften uten deg?LES →