Fordi du begynner feil sted. Start med én ting som funker.
De fleste digitaliseringsprosjekter mislykkes ikke fordi teknologien er for kompleks, men fordi prosessen er det.
Tradisjonell tilnærming: Planlegg alt, bygg alt, håp alt virker
Måned 1-3: Kartlegging av alle prosesser, intervju med alle brukere, kravspesifikasjon på 47 sider.
Måned 4-8: Utvikling av "den komplette løsningen" som skal løse alle problemer på én gang.
Måned 9: Lansering av system ingen helt forstår, som løser problemer ingen husker de hadde.
Resultat: Systemet blir aldri brukt som tenkt. D er det rett tilbake til Excel og post-it-lapper.
Ybbs tilnærming: Test smått, lær fort, bygg videre
Uke 1: Velg det mest irriterende problemet. Ikke det viktigste – det mest irriterende.
Uke 2-3: Bygg en enkel løsning som fikser akkurat det ene problemet. Test med 2-3 brukere.
Uke 4: Juster basert på tilbakemelding. Fungerer det? Rull ut til alle. Fungerer det ikke? Start på nytt med mindre scope.
Måned 2: Bygg videre på suksessen. Koble på neste problem, neste datakilde, neste automatisering.
Hvorfor den iterative tilnærmingen fungerer
Folk får verdi fort. I stedet for å vente 8 måneder på det perfekte systemet, får du forbedring etter 3 uker.
Du lærer underveis. Det du trodde var problemet i måned 1, er sjelden det samme som det faktiske problemet når folk begynner å bruke løsningen.
Mindre risiko. Feiler ett eksperiment, har du brukt 3 uker, ikke 8 måneder og hele IT-budsjettet.
Høyere bruksrate. Når folk er med på å forme løsningen fra dag én, føler de eierskap. Når de ikke er det, føler de motstand.
Konkret eksempel: Fakturagodkjenning
Tradisjonelt: "Vi trenger et komplett økonomisystem som håndterer alt fra innkjøp til regnskap."
Iterativt: "La oss starte med at fakturaer over 10.000 kr sendes automatisk til daglig leder for godkjenning via e-post."
Etter 2 uker hadde kunden spart 5 timer ukentlig på administrasjon. Etter 2 måneder hadde de koblet på budsjettoppfølging. Etter 6 måneder hadde de et skreddersydd økonomidashboard som faktisk blir brukt.
Tre spørsmål før du starter digitalisering
Kan du beskrive problemet på én setning? Hvis nei, er det for stort til å starte med.
Vil 3 personer merke forskjell første uken? Hvis nei, start med noe mindre.
Kan du måle suksess uten Excel-ark? Hvis nei, definer hva som er godt nok først.
Neste steg
Send oss én setning om det mest irriterende problemet i hverdagen din. Ikke det viktigste – det mest irriterende.
Vi skisserer hvordan vi kan teste en løsning i løpet av 2 uker, ikke 2 måneder.
Stor endring skjer gjennom små forbedringer som faktisk fungerer. Resten er bare planlegging som aldri blir handling.
